Table of contents

• 1. Læs den her først: reglen rører ikke de gamle mails
• 2. Prompterne der virker
• 3. De 2.400 mails der allerede ligger der
• 4. Kalenderen, hvor gevinsten er størst
• 5. De fire begrænsninger, du skal kende på forhånd
• Sådan holder du det ved lige
• Til sidst

Du har 2.400 ulæste mails. Halvdelen er nyhedsbreve, systemvarsler og kvitteringer fra et bookingsystem, som ingen nogensinde har bedt om at få i indbakken. Du har prøvet at sætte regler op to gange, men dialogboksen med betingelser og undtagelser er så tung, at du gav op, inden den tredje regel var færdig.

Siden august 2026 kan du i stedet skrive til Copilot i Outlook: "Lav en regel, der flytter mails fra Billetsystemet til mappen Kvitteringer." Så er reglen oprettet.

Her får du de prompter, der rent faktisk virker, den begrænsning der får folk til at tro, at det ikke virkede, og hvad du selv skal gøre med de 2.400 mails, der allerede ligger der. Regn med tyve minutter, og du har en indbakke, der holder sig selv i orden fremover.

1. Læs den her først: reglen rører ikke de gamle mails

Hvad det betyder: En regel, som Copilot opretter, er en helt almindelig indbakkeregel. Og indbakkeregler i Outlook virker kun på mails, der kommer ind efter, at reglen er lavet.

Hvad der sker i praksis: Du beder om reglen, Copilot bekræfter at den er oprettet, du kigger på indbakken, og der er stadig 2.400 mails. Så konkluderer du, at det ikke virkede, og dropper det igen.

Sådan gør du: Tag det i to omgange. Først opretter du reglerne, så det stopper med at vokse. Derefter rydder du op i bunken med hånden, én gang. Det er den rækkefølge, der virker, og den er beskrevet i afsnit 3.

2. Prompterne der virker

Copilot understøtter dansk, så du behøver ikke skifte sprog. Åbn Copilot i Outlook og skriv i almindelige sætninger. De her fire dækker det meste:

Opret en regel: "Lav en regel, der flytter mails fra nyhedsbrev@leverandør.dk til mappen Nyhedsbreve."

Regel på emnefeltet: "Flyt mails med Faktura i emnefeltet til mappen Fakturaer."

Kategorisér i stedet for at flytte: "Kategorisér mails fra min chef som Vigtigt." Det er ofte bedre end at flytte, fordi mailen bliver liggende i indbakken, men bliver synlig i mængden.

Se hvad du har i forvejen: "Vis mine nuværende regler." Det er den mest undervurderede af dem alle. De fleste postkasser har regler fra for tre år siden, som stadig flytter rundt på ting, og som ingen kan huske.

Copilot kan også opdatere og slette regler igen, så du kan skrive "Slå min Faktura-regel fra" uden at lede efter den i indstillingerne.

En detalje der driller: Du skal selv skrive, hvad mappen hedder. Copilot læser ikke mailen og gætter, hvor den hører hjemme. Findes mappen ikke, så opret den først, eller nævn navnet præcist som en del af din besked.

3. De 2.400 mails der allerede ligger der

Reglerne tager fremtiden. Fortiden skal du selv tage, og det tager under et kvarter, når du gør det i den rigtige rækkefølge.

Sortér efter afsender. Klik på kolonneoverskriften, eller vælg Filtrer, Sortér, Fra. Nu ligger alle 400 mails fra bookingsystemet samlet. Markér den øverste, hold Skift nede, klik på den nederste, og flyt hele bunken på én gang.

Eller søg først. Skriv afsenderen i søgefeltet, marker alt med Ctrl+A, og træk det over i mappen. Det er hurtigere end at sortere, når du kun har tre eller fire store syndere.

Arkivér resten. Alt der er ældre end et halvt år og ikke er flyttet: markér det og tryk Backspace, som arkiverer i stedet for at slette. Det ligger stadig i Arkiv og kan findes med søgning. Det er den eneste realistiske måde at komme fra 2.400 til nul på en formiddag.

Bruger du klassisk Outlook, findes der en genvej. I Regler kan du vælge Kør regler nu og køre en nyoprettet regel hen over indbakken bagud. Den mulighed findes ikke i det nye Outlook til Windows, så der er sortering og markering vejen.

4. Kalenderen, hvor gevinsten er størst

Mailsiden er den, alle taler om, men kalenderen er der, hvor du sparer flest klik. Copilot kan slå op i din kalender og oprette møder ud fra en almindelig sætning:

• "Hvornår er mit næste møde med Louise?"
• "Book en halv time med Jesper i næste uge om budgettet."
• "Hvad har jeg i kalenderen på torsdag?"
• "Opsummer mailtråden om leverandøraftalen fra den seneste uge."

Det, der gør de her hurtige, er, at du slipper for at skifte mellem mail og kalender og lede efter en ledig halv time. Du stiller spørgsmålet, hvor du er.

5. De fire begrænsninger, du skal kende på forhånd

Det kræver en licens. De fulde funktioner kræver en Microsoft 365 Copilot-licens. Der findes en Copilot Chat i Outlook uden tilkøb, men den har begrænset adgang til indbakke og kalender, og reglerne hører til i den fulde version. Tjek med it, hvad din arbejdsplads har.

Kun din egen postkasse. Copilot arbejder på din primære postkasse. Den virker ikke på delte postkasser, fællespostkasser, postkasser du er stedfortræder for, eller din arkivpostkasse. Det er værd at vide på forhånd, hvis det netop er info@-postkassen, der drukner.

Klassisk Outlook er ikke givet. Microsofts vejledning om regler nævner klassisk Outlook, men den generelle oversigt over Copilot i Outlook lister kun det nye Outlook til Windows, Outlook på nettet, Outlook til Mac og mobilappen. Sidder du i klassisk Outlook, så afprøv det, før du regner med det.

Reglen er kun så god som dit ønske. Copilot bygger en helt almindelig regel ud fra det, du skriver. Er din beskrivelse løs, bliver reglen løs. "Flyt alt det uvigtige" giver ikke noget brugbart. "Flyt mails fra noreply@ til mappen Varsler" gør.

Sådan holder du det ved lige

• Opret reglen, første gang du ærgrer dig. Ikke tredje gang. Det tager tredive sekunder at skrive en sætning til Copilot, og det er det, der gør forskellen på en indbakke, der vokser, og en der ikke gør.
• Kør "Vis mine nuværende regler" hvert halve år. Regler, der ikke længere passer, flytter stille mails et forkert sted hen, og det opdager du typisk kun ved et tilfælde.
• Brug kategorier til det, du skal se, og mapper til det, du kun skal kunne finde. Flytter du alt for meget ud af indbakken, ender du med at skulle kigge tolv steder i stedet for ét.

Til sidst

Det, der koster tid, er ikke de enkelte mails. Det er, at du hver morgen skal beslutte det samme igen: skal den her ligge her, eller skal den væk. En regel tager den beslutning én gang for alle.

Hos KontorAkademiet tager jeg en time om måneden med den slags praktiske greb. Ikke i et bestemt program, men i det du sidder med til daglig, så du og dine kollegaer får timerne tilbage lidt efter lidt.