Fra Excel til din første Power BI-rapport

Hver måned laver du den samme rapport i Excel. Du trækker tallene ud, bygger et par pivottabeller, laver et diagram, og kopierer det hele ind i en PowerPoint, som chefen kigger på i to minutter. Næste måned gør du det forfra.

Alle taler om Power BI, men hver gang du åbner programmet, møder du fire ruder, et bånd fuld af knapper og en tom flade, og så lukker du det igen. Det ser ud som noget, der kræver et kursus, du ikke har tid til.

Det gør det ikke. Kan du bygge en pivottabel, kan du bygge en Power BI-rapport. Her tager jeg dig fra en Excel-fil, du kender, til en rapport med et diagram og et filter, kollegerne selv kan klikke rundt i. Sæt en halv time af.

Først: Power BI Desktop er gratis

Power BI Desktop er et gratis Windows-program. Du henter det i Microsoft Store, så opdaterer det sig selv. Sidder du på en Mac, kan du ikke installere Desktop, men du kan bygge i Power BI-tjenesten i browseren i stedet.

Når du åbner programmet, er de vigtigste tre ting: båndet øverst med fanerne Hjem, Indsæt og Modellering, det store hvide rapportlærred i midten, og til højre Data-ruden med dine felter og Visualiseringspanelet med diagramtyperne. Det er dem, du arbejder i.

Trin 1: Hent dine data ind

Gå til fanen Hjem og klik på Hent data. Vælg Excel-projektmappe, find din fil og åbn den.

Nu kommer ruden Navigator frem. Den viser arkene og tabellerne i filen. Sæt flueben ved den tabel, du vil bruge, og klik på Indlæs.

Har dataene brug for en oprydning først, tomme rækker, en kolonne der skal deles, tal gemt som tekst, så vælg Transformér data i stedet. Det åbner Power Query-editoren, den samme motor du måske kender fra Excel. Når du er færdig, klikker du på Luk og anvend, og dataene ryger ind.

Et lille råd, der sparer dig for besvær: formater dine data som en rigtig tabel i Excel, før du henter dem ind. Så følger nye rækker med, og kolonnenavnene bliver læsbare i Power BI.

Trin 2: Byg dit første diagram

Til højre i Data-ruden står nu alle dine kolonner. Klik et tomt sted på lærredet, og sæt flueben ved to felter, for eksempel Måned og Omsætning. Power BI gætter selv på en visualisering.

Passer typen ikke, så vælg en anden i Visualiseringspanelet lige ovenfor. Klik på ikonet for et søjlediagram, og du har omsætning pr. måned.

Selve opsætningen sker i felt-brøndene under panelet. Det felt, du vil måle, lægger du i Y-akse (her Omsætning), og det, du vil fordele på, lægger du i X-akse (her Måned). Vil du dele søjlerne op på region, trækker du Region ned i Forklaring. Det er samme tankegang som rækker, kolonner og værdier i en pivottabel, bare med træk og slip.

Trin 3: Gør rapporten levende med et udsnitsværktøj

Her kommer det, Excel ikke kan lige så let, og grunden til at det er værd at gå over.

Klik på et tomt sted på lærredet, sæt flueben ved Region, og vælg Udsnitsværktøj i Visualiseringspanelet (på engelsk hedder det slicer). Nu står der en lille liste med dine regioner.

Klik på en region. Alle diagrammer på siden filtrerer sig med det samme. Klik på en anden, og tallene skifter igen. Du har bygget noget, chefen selv kan klikke rundt i, i stedet for at bede dig om en ny udgave hver gang.

Det er hele pointen med Power BI: én rapport, mange spørgsmål, uden at du skal lave den om.

Trin 4: Gem og del

Gem rapporten med Filer og Gem. Power BI gemmer den som en .pbix-fil på din maskine.

Vil du dele den, klik på Publicer på Hjem-fanen. Log på, og vælg Mit arbejdsområde som destination. Rapporten ligger nu i Power BI-tjenesten i browseren, hvor du kan åbne og dele den.

En ærlig note om licenser: at bygge og gemme rapporten på din egen maskine er gratis. Vil du dele den med kolleger gennem tjenesten, kræver det som regel en Power BI Pro-licens, enten til dig eller til modtagerne. Det er værd at afklare med din IT-afdeling, før du lover hele afdelingen adgang.

Den vigtigste forskel fra Excel

I Excel bor tal og opsætning i det samme ark. I Power BI er de skilt ad: dine data ligger i en model, og rapporten er et lag ovenpå, der spørger ind til modellen. Det er derfor et filter kan ramme alle diagrammer på én gang.

Det betyder også, at du på et tidspunkt får brug for at forbinde flere tabeller, for eksempel salg og kunder, med relationer. Det er næste skridt, ikke det første. Din første rapport skal bare give dig følelsen af, at det her kan du godt.

Prøv det selv

Jeg har lavet en øvelsesfil med et rent salgsdatasæt: dato, måned, region, produkt, sælger og omsætning, klar til at hente ind i Power BI. Følg de fire trin, og du har en rapport med et diagram og et filter, inden kaffen er kold.

Hent øvelsesfilen (Excel, xlsx)

Til sidst

Den største tærskel ved Power BI er ikke programmet. Det er at komme i gang første gang. Når du har bygget én rapport, giver alle ruderne pludselig mening, og du kan bygge den næste på ti minutter.

Det er den slags, KontorAkademiet handler om: en times praktisk læring om måneden, så du og dine kollegaer bliver lidt bedre til det, der fylder i hverdagen. Ikke i et bestemt program, men i de opgaver, der går igen.

Table of contents