Opdel tekst i kolonner: navne, adresser og postnumre

Du har fået en liste fra et andet system. Hele navnet står i én kolonne, og adressen står som "Vestergade 12, 8000 Aarhus C" i en anden. Du skal bruge fornavn for sig, så du kan flette et brev, og postnummer for sig, så du kan sortere efter område.

Så du går i gang række for række: dobbeltklik, markér efternavnet, klip, sæt ind i nabocellen. Ved række 40 laver du den første fejl.

Excel har fire måder at gøre det på, og de passer til hver sin situation. Her får du dem alle fire, hvornår du vælger hvilken, og de tre fælder, der typisk driller med danske navne og adresser. Regn med et kvarter.

Hvilken skal du vælge?

Her er det korte svar først:

Tekst til kolonner, når det er en engangsopgave, og listen ikke skal opdateres igen.
Hurtigudfyld, når mønsteret er lettere at vise end at forklare.
TEKSTSPLIT, når listen kommer igen hver måned, og delene skal følge med.
TEKSTFØR og TEKSTEFTER, når kun det første eller det sidste mellemrum må tælle, for eksempel ved mellemnavne.

Bruger du engelsk Excel, hedder funktionerne TEXTSPLIT, TEXTBEFORE og TEXTAFTER. Jeg bruger de danske navne og semikolon mellem argumenterne.

1. Tekst til kolonner: det klassiske engangsgreb

Guiden har været i Excel i mange år, så den virker i alle versioner.

Sådan gør du: Markér kolonnen, og vælg Data > Tekst til kolonner. Vælg Afgrænset, klik Næste, og sæt flueben ved det tegn, der adskiller delene, typisk Mellemrum eller Komma. Nederst kan du se, hvordan resultatet bliver. Klik Næste igen, og vælg hvor resultatet skal stå i feltet Destination.

Det skal du passe på: Guiden skriver resultatet ind i kolonnerne til højre, og står der noget i forvejen, bliver det overskrevet. Sæt derfor Destination til en tom kolonne, eller indsæt tomme kolonner først.

Hvornår den ikke er nok: Resultatet er faste værdier. Kommer der nye rækker i listen næste måned, skal du køre guiden igen.

2. Hurtigudfyld: vis Excel ét eksempel

Hurtigudfyld (engelsk: Flash Fill) er det hurtigste greb, når du ikke gider tænke i formler.

Sådan gør du: Skriv fornavnet fra første række i kolonnen ved siden af, for eksempel "Mette". Gå ned i cellen nedenunder, og tryk Ctrl+E. Excel ser mønsteret og udfylder resten af kolonnen. Du finder den også under Data > Hurtigudfyld.

Det skal du passe på: Excel gætter ud fra dit eksempel, og gætter nogle gange forkert, især hvis de første rækker ikke ligner resten. Står der et mellemnavn i række 12, er det ikke sikkert Excel behandler det, som du ville. Kig listen igennem, og ret den første forkerte række. Så lærer Excel af rettelsen og justerer resten.

Ligesom Tekst til kolonner giver Hurtigudfyld faste værdier, der ikke opdaterer sig selv.

3. TEKSTSPLIT: opdeling der følger med

Kommer listen igen hver måned, er det en formel, du har brug for. TEKSTSPLIT deler teksten ved et tegn, du vælger, og lægger delene ud i cellerne til højre.

=TEKSTSPLIT(B2;", ")

Hvad den gør: Adressen "Vestergade 12, 8000 Aarhus C" bliver til "Vestergade 12" i én celle og "8000 Aarhus C" i den næste. Du skriver kun formlen i den første celle, resten løber selv ud. Ændrer du adressen, ændrer resultatet sig.

Du kan også dele ved flere tegn på én gang ved at sætte dem i tuborgklammer:

=TEKSTSPLIT(A2;{" ";"-"})

Versionen tæller: TEKSTSPLIT, TEKSTFØR og TEKSTEFTER findes i Excel til Microsoft 365, Excel på nettet og Excel 2024. I Excel 2021 og ældre får du #NAVN? (engelsk Excel: #NAME?). Så er det Tekst til kolonner eller Hurtigudfyld, du skal bruge.

4. TEKSTFØR og TEKSTEFTER: når mellemnavne driller

Her er fælden ved TEKSTSPLIT: "Anne Marie Hansen" har to mellemrum, så navnet bliver delt i tre. Det er det, du beder om, men sjældent det, du vil have. Det samme sker med "8000 Aarhus C", hvor byen selv indeholder et mellemrum.

Løsningen er at skære ved et bestemt mellemrum i stedet for ved dem alle.

Fornavn, alt før det første mellemrum:

=TEKSTFØR(A2;" ")

Efternavn, alt efter det sidste mellemrum:

=TEKSTEFTER(A2;" ";-1)

Det negative tal betyder "tæl bagfra". Så får "Anne Marie Hansen" efternavnet Hansen, og mellemnavnet står hverken i fornavn eller efternavn. Vil du have "Anne Marie" som fornavn, bruger du =TEKSTFØR(A2;" ";-1), altså alt før det sidste mellemrum.

Postnummer og by fra "8000 Aarhus C":

=TEKSTFØR(C2;" ") giver 8000.

=TEKSTEFTER(C2;" ") giver Aarhus C, fordi den kun skærer ved det første mellemrum.

Tre fælder med danske data

Dobbelte mellemrum

Hvad du ser: En tom celle midt i resultatet, eller et efternavn der mangler.

Typisk årsag: Der står to mellemrum mellem for- og efternavn, eller et mellemrum foran navnet. Det kan du ikke se med det blotte øje, men Excel kan.

Sådan retter du: Pak teksten ind i FJERN.OVERFLØDIGE.BLANKE (engelsk: TRIM), som fjerner mellemrum i begge ender og gør dobbelte mellemrum til enkelte:

=TEKSTFØR(FJERN.OVERFLØDIGE.BLANKE(A2);" ")

Postnumre der mister nullet

Hvad du ser: 0800 Høje Taastrup bliver til 800.

Typisk årsag: Tekst til kolonner laver alt, der ligner tal, om til tal, og et tal har ikke et nul foran.

Sådan retter du: I sidste trin af guiden markerer du postnummer-kolonnen i forhåndsvisningen og vælger Tekst under Kolonnedataformat. Formlerne TEKSTFØR og TEKSTSPLIT returnerer tekst, så der sker det ikke.

#I/T i de sidste celler

Hvad du ser: TEKSTSPLIT på en liste, hvor nogle har mellemnavn og andre ikke, giver #I/T (engelsk: #N/A) i den tredje kolonne.

Typisk årsag: Når delene ikke er lige mange, fylder Excel de tomme pladser ud med #I/T.

Sådan retter du: Brug det sidste argument til at bestemme, hvad der skal stå i stedet:

=TEKSTSPLIT(A2;" ";;;;"")

De tomme semikolon springer de valgfrie argumenter over, og "" betyder en tom celle.

Genveje der sparer tid næste gang

Ctrl+E starter Hurtigudfyld direkte fra cellen, uden at du skal finde den i båndet.
Lav listen om til en tabel med Ctrl+T, før du skriver formlerne. Så kopieres formlen automatisk ned, når der kommer nye rækker.
Kopiér og indsæt som værdier med Indsæt speciel (Ctrl+Alt+V) og Værdier, når du er færdig og vil sende listen videre uden formler.
Hold rådata og opdelingen adskilt. Lad den oprindelige kolonne stå urørt, så du altid kan gå tilbage.

Prøv det selv

Jeg har lavet en Excel-fil med ti personer og deres adresser, med de klassiske drillerier indbygget: mellemnavne, byer med mellemrum, et dobbelt mellemrum og et postnummer med nul foran.

På opgavearket skal du dele navnet i fornavn og efternavn og adressen i vej, postnummer og by. Løsningsarket viser formlerne på dansk og det resultat, du skal ende med, plus et eksempel på TEKSTSPLIT med og uden udfyldning af de tomme pladser.

Hent øvelsesfilen (Excel, xlsx)

Til sidst

At dele tekst op er ikke svært, når du kender værktøjerne. Det svære er at vælge det rigtige, så du ikke gør det samme arbejde igen næste måned.

Hos KontorAkademiet tager jeg en time om måneden med den slags praktiske greb. Ikke i et bestemt program, men i det du sidder med til daglig, så du og dine kollegaer får timerne tilbage lidt efter lidt.

Table of contents