Table of contents

• 1. Få dataene ind i editoren
• 2. De seks oprydninger der dækker det meste
• 3. Anvendte trin er hele pointen
• 4. Luk og indlæs, og hvad der sker næste måned
• 5. De fire ting der får det til at gå galt måneden efter
• Tre greb der gør det nemmere
• Prøv det selv
• Til sidst

Den første arbejdsdag i måneden trækker du den samme rapport ud af systemet. Der er tre linjer firmanavn og dato øverst, før overskrifterne begynder. Afdeling og sælger står i den samme kolonne med en bindestreg imellem. Beløbene er venstrestillet, så de er tekst. Der er tomme rækker spredt ud, og et par linjer er kommet med to gange.

Du bruger fyrre minutter på at slette, opdele, erstatte og formatere. Næste måned kommer den samme fil, og du gør det hele igen.

Power Query er den del af Excel, der husker oprydningen. Du gør det én gang, og derefter tager det ét klik. Her får du de seks transformationer, der dækker langt det meste, og de fire ting, der typisk får det til at falde fra hinanden måneden efter. Regn med en halv time første gang.

Power Query ligger indbygget i Excel til Microsoft 365 og i Excel 2016, 2019, 2021 og 2024 til Windows. På Mac findes det kun i Excel til Microsoft 365, og med færre muligheder end på Windows. Microsofts danske oversættelse er ikke konsekvent, så du kan møde både "Power Query" og "Power-forespørgsel" om det samme.

1. Få dataene ind i editoren

Markér en celle i dine data. Gå til fanen Data, gruppen Hent & transformer data, og klik Fra tabel/område. Excel spørger, om dataene har overskrifter, og åbner derefter Power Query-editor i et nyt vindue.

Det, der sker nu, er vigtigt at forstå: du arbejder ikke længere i regnearket. Du bygger en opskrift. Alt hvad du klikker på, bliver noteret som et trin, og regnearket røres først, når du sender resultatet tilbage.

Det betyder også, at du trygt kan prøve dig frem. Du ødelægger ikke dine originale data, uanset hvad du gør herinde.

2. De seks oprydninger der dækker det meste

Fjern rodet øverst. Fanen Hjem, Fjern rækker, Fjern øverste rækker, og skriv hvor mange linjer firmanavn og dato fylder. Klik derefter Brug første række som overskrifter, så dine rigtige kolonnenavne kommer på plads.

Smid de tomme rækker ud. Fjern rækker, Fjern tomme rækker. Ét klik, og de er væk alle sammen, også dem langt nede i filen som du ikke havde opdaget.

Fjern dubletter. Markér den kolonne der afgør, om to rækker er ens, typisk et ordre- eller bilagsnummer. Fjern rækker, Fjern dubletter. Markerer du ingen kolonne, kigger Power Query på hele rækken.

Del den sammensatte kolonne op. Markér kolonnen, gå til fanen Transformér, og vælg Opdel kolonne, Efter afgrænser. Vælg bindestreg, og du har nu Afdeling i én kolonne og Sælger i en anden.

Fjern mellemrummene. Markér tekstkolonnerne, fanen Transformér, Formatér, og vælg den der fjerner mellemrum foran og bagved (den hedder Trim i den engelske version). Det er det trin, der får dine senere opslag til at virke.

Sæt datatyperne rigtigt. Klik på ikonet til venstre i kolonneoverskriften og vælg typen: Heltal eller Decimaltal til beløb, Dato til datoer, Tekst til alt hvad der starter med nul eller indeholder bogstaver. Det er her tekst-tallene bliver til rigtige tal.

Skal du også vende en bred tabel med en kolonne per måned om til noget, en pivottabel kan bruge, så markér månedskolonnerne og vælg Fjern pivotering af kolonner på fanen Transformér. Nogle versioner kalder den Fjernpivot af kolonner. Den laver tolv kolonner om til to: en med måneden og en med værdien.

3. Anvendte trin er hele pointen

I højre side står ruden Anvendte trin under Forespørgselsindstillinger. Der ligger alt, hvad du har klikket på, i rækkefølge.

Du kan slette et trin. Fortrød du at fjerne en kolonne, så klik på krydset ud for trinnet. De efterfølgende trin kører videre uden det.

Du kan rette et trin. Tandhjulet ud for et trin åbner de indstillinger, du satte, første gang. Slettede du to rækker for lidt i toppen, så ret tallet i stedet for at starte forfra.

Du kan omdøbe trinnene. Højreklik, Omdøb. "Fjern testafdelingen" er til at forstå om et halvt år. "Filtrerede rækker1" er ikke. Det tager tre sekunder og er det, der afgør, om din kollega kan overtage filen.

Trinnene kan også flyttes op og ned, men vær forsigtig der: et trin, der henviser til en kolonne, som endnu ikke er opdelt, går i stykker.

4. Luk og indlæs, og hvad der sker næste måned

På fanen Hjem klikker du Luk og indlæs. Resultatet lander som en tabel i et nyt ark, og du er tilbage i Excel.

Næste måned lægger du den nye eksport samme sted med samme navn, går ind i Excel og klikker Opdater alle på fanen Data. Alle dine trin kører igen på de nye data. De fyrre minutter er blevet til to sekunder.

Det er derfor, det kan betale sig at bruge den halve time. Ikke fordi oprydningen går hurtigere første gang, for det gør den ikke. Men fordi du kun laver den én gang.

5. De fire ting der får det til at gå galt måneden efter

Filen er flyttet eller har fået et nyt navn. Power Query husker stien til kilden. Lander eksporten et andet sted, eller hedder den nu noget med et nyt datostempel, kan forespørgslen ikke finde den. Læg altid den nye fil samme sted med samme navn, eller ret kilden under Datakildeindstillinger.

Kolonnen har skiftet navn. Systemet omdøber "Beløb" til "Beløb DKK", og alle trin der peger på Beløb fejler. Er det noget, der sker jævnligt, så undgå trin, der hænger på det præcise navn, og vælg hellere Fjern pivotering af andre kolonner frem for at udpege kolonner enkeltvis.

Datatypen låser en forkert oversættelse. Trinnet Ændret type gemmer også, hvilket sprog datoerne skal læses som. Får du filen fra et system, der skriver datoer på engelsk, så vælg Brug landestandard i stedet for den almindelige datotype, og angiv sproget. Ellers bliver den 3. juli til den 7. marts uden en eneste fejlmeddelelse.

Du har fjernet rækker efter nummer. "Fjern øverste 3 rækker" er fint til et fast sidehoved. Men "Fjern række 47" holder kun til næste måned, hvor der er 52 rækker. Filtrér på indhold i stedet, for eksempel alle rækker hvor Afdeling er tom.

Tre greb der gør det nemmere

• Lav altid dine kildedata om til en tabel først. Ctrl+T, før du klikker Fra tabel/område. Så udvider området sig selv, når eksporten bliver længere, og du slipper for at rette kilden.
• Indlæs til en forbindelse, når arket ikke skal fyldes. Under Luk og indlæs kan du vælge Luk og indlæs til, og der vælge Opret kun forbindelse. Så ligger de rensede data klar til en pivottabel uden at fylde et ark op med 40.000 rækker.
• Byg én forespørgsel per kilde, ikke én stor. Skal du kombinere tre eksporter, så rens dem hver for sig og flet dem til sidst. Så kan du se, hvor det gik galt, når en af dem ændrer sig.

Prøv det selv

Jeg har lavet en Excel-fil med en eksport, der har alle problemerne indbygget: tre linjer rod i toppen, Afdeling og Sælger i samme kolonne, mellemrum i teksten, beløb gemt som tekst, tomme rækker og to dubletter. Der ligger også et ark med en bred månedstabel til fjern pivotering.

Et facit-ark viser, hvordan resultatet skal se ud, så du kan sammenligne, når du er færdig. Følg trinene på forsiden, og regn med en halv time.

Hent øvelsesfilen (Excel, xlsx)

Vil du se datarensen som en del af hele arbejdsgangen, fra råt udtræk til færdig oversigt med pivottabel og diagram, så er den andet trin i det gratis kursus Den månedlige rapport. Her kan du lære mere.

Til sidst

Datarens er sjældent svært. Det er bare kedeligt, og det er kedeligt hver måned. Det er præcis den slags opgave, der er værd at lægge i en opskrift i stedet for i kalenderen.

Hos KontorAkademiet tager jeg en time om måneden med den slags praktiske greb. Ikke i et bestemt program, men i det du sidder med til daglig, så du og dine kollegaer får timerne tilbage lidt efter lidt.