Sammenlign to lister i Excel og find forskellene

Du har to lister. Den ene er kunderne fra august, den anden er kunderne fra september. Nu skal du vide hvem der er kommet til, og hvem der er faldet fra. Så du sætter de to kolonner ved siden af hinanden og begynder at køre øjnene op og ned, linje for linje.

Det holder til omkring tyve navne. Derefter begynder du at springe linjer over, og du er aldrig helt sikker på, om du fik dem alle med.

Der er tre måder at få Excel til at gøre arbejdet i stedet. Den første giver dig et farveoverblik på et halvt minut. De to næste giver dig en præcis liste over, hvad der er nyt, og hvad der er væk, som du kan bruge videre. Sæt ti minutter af, så har du en metode, du kan gribe til hver gang.

Metode 1: Fremhæv forskellene med betinget formatering

Det hurtigste overblik får du med betinget formatering, hvor Excel farver de celler, der er forskellige.

Marker begge lister på én gang (hold Ctrl nede, mens du markerer den anden). Gå til Hjem, klik på Betinget formatering, vælg Regler for fremhævning af celler og derefter Dublerede værdier.

I dialogboksen kan du vælge mellem Dublerede og Entydige. Vælger du Entydige, farver Excel netop de navne, der kun står på den ene liste. Det er dem, du leder efter: de nye og dem, der er faldet fra.

Hvad det gør: farver forskellene, så du kan se dem med det samme.
Typisk faldgrube: de to lister skal ligge i det samme regneark, ellers er punktet gråt.
Sådan retter du: kopier den ene liste ind i en tom kolonne på samme ark, inden du sammenligner.

Metoden er god til at få øje på forskellene. Men den giver dig ikke en liste, du kan kopiere videre, og den siger ikke, om et navn er nyt eller væk. Det gør de næste to.

Metode 2: Træk til- og fralisten ud med TÆL.HVIS

TÆL.HVIS (engelsk: COUNTIF) tæller, hvor mange gange en værdi står i et område. Er tallet 0, findes værdien ikke, og så ved du, at den mangler på den anden liste.

Sig, at august-listen står i A2:A16 og september-listen i C2:C15. Ud for hver september-kunde skriver du:

=HVIS(TÆL.HVIS($A$2:$A$16;C2)=0;"Ny kunde";"Var der også")

Nu står der "Ny kunde" ud for præcis de kunder, der ikke var med i august. Vend formlen om, og du finder dem, der er faldet fra. Ud for hver august-kunde skriver du:

=HVIS(TÆL.HVIS($C$2:$C$15;A2)=0;"Faldet fra";"Stadig kunde")

Læg mærke til dollartegnene om det område, der skal være låst, så det ikke rykker med, når du trækker formlen ned. Bagefter kan du sætte et filter på og trække netop de nye eller de faldne ud i deres egen liste.

TÆL.HVIS virker i alle versioner af Excel, også de ældre. Det er den metode, jeg griber til, når jeg ikke ved, hvilken version modtageren sidder med.

Metode 3: XOPSLAG når du vil hente en oplysning med det samme

Nogle gange er det ikke nok at vide, om en kunde er ny. Du vil også hente noget om kunden, for eksempel hvilket segment kunden lå i sidste måned. Der er XOPSLAG (engelsk: XLOOKUP) det rette værktøj, fordi den både kan slå op og selv sige til, når der ikke er noget at finde.

=XOPSLAG(C2;$A$2:$A$16;$B$2:$B$16;"Ny kunde")

Findes navnet i august-listen, henter formlen segmentet fra kolonne B. Findes det ikke, skriver den "Ny kunde" i stedet for at give dig fejlen #I/T. Den sidste del, teksten i anførselstegn, er det, XOPSLAG kan, som det gamle LOPSLAG ikke kunne uden hjælp.

XOPSLAG kræver Excel 2021 eller Microsoft 365. Sidder du i en ældre version, kan du pakke et LOPSLAG ind i HVIS.FEJL:

=HVIS.FEJL(LOPSLAG(C2;$A$2:$B$16;2;FALSK);"Ny kunde")

Når sammenligningen finder forskelle, der ikke er der

Nogle gange melder Excel to ens navne som forskellige. Det skyldes næsten altid en af tre ting, og de er værd at kende, før du stoler på resultatet.

Mellemrum: et ekstra mellemrum efter et navn gør "Hansen " forskellig fra "Hansen". Kør listen gennem FJERN.OVERFLØDIGE.BLANKE (engelsk: TRIM), så forsvinder de.
Tal gemt som tekst: et kundenummer importeret som tekst matcher ikke det samme tal skrevet som tal. En lille grøn trekant i hjørnet af cellen røber det.
Store og små bogstaver: TÆL.HVIS er ligeglad med store og små bogstaver, men hvis du sammenligner med =A2=C2, tæller forskellen. Vær opmærksom på, hvilken metode du bruger.

Genvej: Fjern dubletter, inden du sammenligner

Står den samme kunde to gange på den ene liste, roder det i sammenligningen. Marker listen, gå til Data og klik på Fjern dubletter. Excel fjerner gengangerne og fortæller, hvor mange den tog. Husk, at det sletter rækker, så tag en kopi først, hvis du kan få brug for den fulde liste igen.

Prøv det selv

Jeg har lavet en øvelsesfil med to kundelister, hvor nogle er nye, og nogle er faldet fra. Der er et ark, hvor du selv sætter formlerne op, og et løsningsark med det hele udfyldt og forskellene farvet.

Hent øvelsesfilen (Excel, xlsx)

Prøv alle tre metoder på de samme lister. Så mærker du, hvornår farveoverblikket er nok, og hvornår du har brug for en liste, du kan trække videre.

Til sidst

At sammenligne to lister er sådan en opgave, der ser lille ud, men æder ti minutter, hver gang den dukker op. Når du kender metoden, tager den et halvt minut, og du er sikker på, at du fik det hele med.

Det er den slags, KontorAkademiet handler om: en times praktisk læring om måneden, så du og dine kollegaer bliver lidt bedre til det, der fylder i hverdagen. Ikke i et bestemt program, men i de opgaver, der går igen.

Table of contents